Frecuentemente sucede que nos quedamos esperando a que nuestros clientes tengan la "amabilidad" de cancelar nuestros honorarios una vez finalizado nuestro trabajo. A veces esta espera puede ser eterna si no tomamos ciertas precauciones para evitar ponernos en esta incómoda situación.

Para comenzar dividiremos este articulo en 4 partes:

1. La propuesta de negocios
2. Politica de pagos
3. Cobranza
4. Medidas Preventivas

La Propuesta de Negocios y sus cláusulas

La propuesta de negocios es el documento en el que presentamos al cliente en que consiste nuestro servicio, cuanto cuesta y cuanto nos demoraremos en realizarlo. Este documento es fundamental porque muchas veces al realizar un proyecto no contamos con un contrato de trabajo que especifique cada uno de los términos y condiciones en los cuales nuestro trabajo será realizado. Esta propuesta puede sustituir legalmente en cierto modo a un contrato de trabajo siempre y cuando se especifique en el documento esta condición mediante una claúsula.

Algunas clausulas importantes que nuestra propuesta debe llevar:

1. Cláusula de prescripcion de contrato. Esta cláusula le indica al cliente que el proyecto no puede durar una eternidad porque este no tiene la informacion necesaria, ni el tiempo ni la disposicion a colaborar con el proyecto.

2. Política de pagos. En esta cláusula debemos indicarle al cliente cómo y cuándo nos debe cancelar nuestros honorarios.

Otra información que no puede faltar en tu propuesta de negocios es la siguiente:

1. Duracion de la oferta. Es recomendable que tu propuesta de negocios tenga una duración definida, sobre todo cuando estas realizando una oferta importante. A veces sucede que presentamos una oferta a un cliente y se decide a los 3 meses de realizar el trabajo contigo cuando nos encontramos llenos de trabajo. Duración de la oferta recomendada 15 días.

2. Especificacion de contenidos. En tu propuesta debes especificar muy bien cuanto contenido ingresarás, por ejemplo, para un sitio web de productos se ingresara un máximo de 10 productos y 10 categorías de productos. Como anécdota, en una oportunidad un cliente me pidió que le desarrolle un sitio web con 400 categorías.

3. Hosting y Dominio. Es necesario decirle claramente al cliente si tu propuesta incluye o no incluye hosting y dominio. Es decisión personal incluir estos 2 servicios. En mi caso prefiero dar el hosting, no el dominio. Si les damos el hosting y el cliente no paga simplemente "le bajamos el switch".

Política de Pagos

Nuestra política de pagos es la serie de condiciones y la forma en que el cliente deberá cancelar nuestros honorarios. Es recomendable siempre exijir a nuestro cliente que cancele el 50% para "subirnos las mangas" y 50% una vez finalizado el trabajo. Para el comienzo del trabajo tenemos que emitir al cliente una boleta de honorarios o una factura (exenta o afecta a impuestos). Existe algunos casos que empresas grandes se demoran en emitir el primer pago, para estos casos puedes decirle al cliente que te emita una OC (Orden de Compra) para comenzar a trabajar.

Tu política de pago además deberia incluir:

• Fecha de vencimiento (30 días luego de entrega de la factura, 60 dias, etc.)
• Intereses o cargos por demora en el pago
• Como deberian pagar los clientes (Cheque, tarjeta de crédito, etc.)
• Descontinuación de los servicios : La fecha en la cual deberian detenerse los servicios por no pago.

Considera que tu política de pagos debe ser "aterrizada", no utópica. Piensa que no debes trangredirla ni hacer excepciones, si el cliente es "un buen cliente" respetará tu política, si no lo es probablemente se ira y no habras perdido un negocio sino que realmente te ahorras un problema.

Medidas Preventivas

1. Informe Financiero. Cuando vas a iniciar un proyecto a mediano o largo plazo, es recomendable solicitar un informe financiero para conocer como es el comportamiento de pagos de tu cliente. Existen empresas que por una baja suma de dinero emiten estos informes, (Dicom, Equifax y etc)

2. Cheques a Fecha.No confies 100% en cheques a fecha superiores a 30 dias.

3. Asegura el 50% de tu trabajo por adelantado. No empieces a trabajar sin antes recibir el primero pago, sobre todo cuando son clientes nuevos. Te podria pasar que el cliente te dice que te paga dentro de una semana y corres serio riesgo de perder una semana de trabajo. En algunos casos hay empresas grandes que son muy burocraticos para los pagos, en estos casos es recomendable exigir una orden de compra para comenzar a trabajar.

4. Factoring. Este sistema de financiemiento es muy bueno cuando tienes un proyecto a largo plazo y necesitas dinero de inmediato. El factoring es un sistema donde una empresa financiera te adelanta tus pagos a cambio de un porcentaje de aproximadamente un 10%. una de las principales ventajas de este sistema es que te evitas el tema de la cobranza, ya que la empresa que te da factoring se precupa de ello.

5. Ve la posibilidad de aceptar tarjetas de crédito. Es un trámite que realmente vale la pena hacer, existe una pequeña comisión por transacción pero te garantiza un pago ordenado y a tiempo.

Cobranza

Mis recomendaciones en cuanto nos vemos en la situación que el cliente se atrasa con el pago son las siguientes:

1. No sigas regalando tu trabajo. Una vez que paso el límite del plazo que esta dentro de tu política de pagos debes detener todos los servicios. Una de las ventajas de nuestro rubro es que si no nos pagan simplemente le bajamos el sitio web la cual es una gran medida de presión.

2. Seguimiento por email. Es importante realizar un seguimiento constante, nunca ofensivo. Si somos ofensivos jamas nos pagaran, si somos constantes es probable que consigamos nuestros honorarios.

3. Contrata una agencia de cobranza. Este deberia ser casi nuestro ultimo recurso, debes considerar que el porcentaje de una agencia de cobranzas va desde un 25% a un 50% del dinero que logren rescatar de tu cliente.

5. Instancia Judicial. Cuando ya definitivamente no te pago tu cliente y el monto adeudado es alto, considera contratar un abogado

Algunos Pensamientos Finales

Es muy importante aprender a diferenciar al cliente que es descuidado con los pagos y los que realmente son timadores profesionales. Si tratamos a los primeros como si fueran los segundos probablemente podriamos perder una relacion de largo plazo con un buen cliente que simplemente se le olvida pagar en la fecha que corresponde.

Maneja con cuidado el tema de la cobranza, no caigas en actitudes groseras o de acoso, ya que la situación podria volverse en tu contra.

Recuerda por ultimo, tu trabajo vale mas de lo que crees. Si no quieres trabajar con un cliente, no lo hagas. Si un cliente no respeta tu politica de pagos dejalo ir, no estarás peerdiendo dinero estarás dándole valor a tu trabajo.