Durante los últimos años me he sentido cada vez más y más involucrado en la organización de dos grandes eventos Joomla! que los organiza la Asociación alemana de Joomla!. Estos dos eventos, el Joomla! Day Alemania y la Conferencia Internacional de Joomla!, el J & Beyond.

Ambos se celebran una vez al año con asistencia de más de 200 personas de todo el mundo, por lo que parece razonable llamarlos "bastante grandes". Desde este año, estoy básicamente "a cargo" de todo lo relacionado con la realización técnica y con este post quiero darle una mirada detrás del telón, compartir algunas de las lecciones que he tenido que aprender, y comentar algunas de las mejores prácticas que se han realizado en los últimos años.

Bueno, ahora, vamos a pensar en lo que se debe de tener en cuenta cuando hablamos de "cuestiones técnicas". Como este es un evento de Joomla!, voy a hablar principalmente sobre tres cosas:

• Conexión a Internet - que es bastante obvio ;-)
• Grabación de vídeo - un gran servicio para todos los asistentes, ya que pueden ver las sesiones que se perdieron, tranquilamente en casa… y para los que no han podido asistir.
• Amplificación de audio - algo que normalmente se requiere en el auditorio principal

Conexión a Internet

Una buena conexión a Internet de trabajo es fundamental para todos los eventos de Joomla!. Los asistentes quieren poder revisar su correo electrónico, gestionar sus sitios, escribir un comentario en Facebook y, a veces incluso tienen algunos altavoces para su presentación, que requieren conexión a Internet (que no debería ser así, pero esto es otro tema).

Lecciones aprendidas:

Nunca confíes en el Wi-FI del lugar

Yo, personalmente, garantizo que en cualquier lugar en que se lleve a cabo el evento, dirán más o menos la frase "¡Sí, por supuesto que tenemos Wi-Fi (gratis)!. Nuestra conexión a Internet es rápida, por lo que no tendrá ningún problema en absoluto ". ¿Sabes qué? Eso es mentira. Y la mayoría de las veces el lugar no es aún consciente de que están diciendo una mentira, porque nunca organizó un evento como un Joomla Day, con más de 200 asistentes que lleven, al menos, 1 dispositivo con capacidad Wi-Fi cada uno - y que seguramente no han tenido la oportunidad de probar su conexión Wi-Fi gratuita en un ambiente así. Así es que lo que pasó en casi todos los eventos a los que asistí: en cuanto se inicia la apertura, el Wi-Fi se cae… se muere.

No utilice los puntos de acceso del lugar para configurar su propia red Wi-Fi

Se necesitan bastantes puntos de acceso Wi-Fi especiales y bastante costosos, para gestionar esta cantidad de clientes, ya que la mayoría de las veces, el motivo de una Wi-Fi no es la falta de ancho de banda disponible (durante el último # jab13 no teníamos más tráfico de 10Mbit en cualquier momento), sino el hecho de que cada cliente conectado, requiere un poco de CPU y de memoria RAM en el punto de acceso. Los puntos de acceso de los centros de actividades normales apenas pueden manejar más de 30 clientes al mismo tiempo, así que, por favor, utilizar un equipo especial hecho para gestionar un gran número de conexiones. Esta es una lección que tuve que aprender en el #jab13 cuando me traje algunos puntos de acceso conmigo, y que dejaron de funcionar en cuestión de minutos.

Utilice conexiones por cable para todas las actividades críticas

Incluso cuando la red Wi-Fi no tenga problemas, porque tiene algunos puntos de acceso super rápidos, no debe utilizarla para actividades críticas. Veamos un buen ejemplo: en el #jab13, se utilizó un software para capturar la pantalla de las presentaciones y enviar el resultado a nuestro software de grabación. Hicimos esto utilizando un -único conferenciante con conexión Wi-Fi especial- que funcionaba bien en algunos casos, pero que dejó de funcionar en algunas otras situaciones. Resultado: no hay diapositivas en la grabación de vídeo. Simplemente, las conexiones Wi-Fi no son nunca tan estables como las conexiones por cable, por lo que es mejor utilizar la conexión por cable cada vez que se utiliza para "trabajar".

Mejor Práctica:

Desde el JoomlaDay Alemania de 2013, estoy utilizando la siguiente configuración:

Compré un viejo servidor en rack 1U que encontré en eBay, e instalé una distribución Linux de firewall, llamada IPFire. IPFire está configurada para gestionar tres interfaces de red diferentes:

• Interface "Roja" - Internet
• Interface "Verde" - tráfico local, basado en cable
• Interface "Azul" - Tráfico local basado en Wi-Fi

IPFire es la instancia del servidor de seguridad central en nuestra configuración y enruta todo el tráfico de las redes de la conferencia, a la conexión a Internet proporcionada por la sede del evento. IPFire nos permite controlar casi todos los detalles de la configuración de la red, proporciona varias funcionalidades de monitorización y algunas golosinas como un servidor proxy para Windows Update. La razón más importante para elegir IPFire fue que me permite reservar una cantidad mínima específica de ancho de banda para los usos de alta prioridad - en nuestro caso yo uso esta función para asegurar que la red de cable basada siempre en Internet, es lo suficientemente rápida como para permitir el “fútbol” de nuestros discursos.

Además de eso compramos siete puntos de acceso WNDAP660, un switch gestionable de 24 puertos, cuatro switches de 5 puertos y 450 metros de cable de red para establecer nuestra propia red Wi-Fi independiente en la sede. Los puntos de acceso los configuramos para crear dos redes al mismo tiempo: una, la red no protegida "pública" y otra, una red "solo para el conferenciante y el organizador", protegida por contraseña, de la red que se dirige a la interfaz verde de IPFire para así darle un trato preferente. Utilizamos dos puntos de acceso en el auditorio principal, uno en el vestíbulo y uno en cada sala de sesiones. En cada sala de reunión, también proporcionamos un cable de red para el conferenciante.

Grabación de vídeo

¡La grabación de las sesiones es un gran servicio para todos los asistentes! A menudo sucede que hay varias sesiones interesantes al mismo tiempo y sin una grabación, no se podrían seguir y se les echaría de menos. (Personalmente creo que aun estando en la presentación, muchas veces te gusta verla una vez más… y hasta varias, sobre todo si son tutoriales. Nota del traductor).

Lecciones aprendidas:

Las diapositivas son importantes

Al grabar una sesión, asegúrese de que la salida de diapositiva/pantalla del conferenciante, es lo suficientemente amplia como para ser perfectamente legible en el video final. La mayoría de los asistentes, les interesa más las diapositivas que el rostro del conferenciante, tal vez sea doloroso para este, pero es una realidad. Los temas de contenido, y sobre todo en las sesiones de codificación en directo, una salida de la pantalla de lectura es vital, ya que no se puede cargar una sesión de codificación en directo en SlideShare.

Utilice un micrófono externo

La mayoría de las cámaras de video tienen un micrófono incorporado, que está trabajando muy bien para la mayoría de los escenarios en que utilizan. Pero cuando se graba una sesión con la sala llena y con ruidos y está sentado al fondo de la sala, es bastante probable que la voz de los altavoces no sea lo suficientemente fuerte en su registro para utilizarse sin edición adicional.

Por lo tanto, recomiendo encarecidamente utilizar micrófonos externos, inalámbricos que se pueden conectar directamente debajo de la boca de los oradores - esto garantiza una señal fuerte y una grabación perfecta, recogiendo la voz perfectamente y separándola de los sonidos del ambiente.

Una cosa más: no utilice micrófonos baratos de la tienda de electrónica de al lado de casa, o del supermercado. La calidad de sonido es mala, gastan mucha batería y se encontrará con todo tipo de problemas por pérdida de conexión o por interferencias. Es mejor alquilar el material a una empresa de sonido local y de ese modo, conseguir que el material sea de alta calidad, por un poco dinero más, que si cuenta el tiempo que perderá, los dolores de cabeza que le darán el mal material, al final le saldrá a cuenta.

Trabajar en equipo

Desde mi experiencia, la grabación de una sesión no es cosa de "pulsar el botón y salir de la habitación". En casi todas las sesiones sucede algo inesperado que requiere una reacción inmediata y, por lo tanto, es importante que haya alguien del equipo de vídeo en la habitación en todo momento. Y como no se puede duplicar a sí mismo, necesita ayuda. Así que ¡cree un grupo de voluntarios para su equipo de video! La personas de la comunidad de Joomla son muy amables, así que no debería tener problemas en encontrar suficientes voluntarios.

Buenas prácticas

Mientras que hacía un poco de investigación para solucionar algunos problemas de grabación para la Conferencia Mundial de Joomla! en "gnome on the run" Jeremy Wilken se encontró con un software que se llama wirecast. Esta pequeña aplicación de software, resultó ser absolutamente increíble, y simplifica tremendamente el proceso de grabación.

Básicamente, Wirecast es una especie de Software de "grabación-Multi-Input". Le permite capturar la entrada en directo de diferentes fuentes (audio y vídeo), o bien Livestream a un servicio externo (así es como nos dimos cuenta del livestream en el # jab13) y combinarlos en un único archivo de vídeo, listo para cargar. La golosina: Telestream, la compañía detrás de Wirecast, también ofrece una herramienta gratuita llamada DesktopPresenter, que se puede instalar en cualquier equipo Mac o Windows, y que controla los flujos de salida de la pantalla de la máquina a través de la red para una instancia wirecast de su elección. Esto me permitió capturar directamente la salida de pantalla sin ningún dispositivo adicional, lo cual es bastante sorprendente.

Por lo tanto, esto es lo que necesita un sistema de grabación típico, en este momento:

• Macbook Pro (i5 o superior, porque la codificación es muy difícil en una CPU-work) con Wirecast instalado, conectado a nuestra red (véase más arriba).
• HD Webcam USB
• Micrófono externo inalámbrico, conectado a la entrada de audio del Macbook
• Auriculares

Antes de echar un vistazo más de cerca en cómo se realiza la grabación, es importante explicar cómo funciona wirecast. Consta de dos elementos básicos, que son las capas y los cortes. En mi configuración, preparo una capa para cada sesión y en cada capa, me preparo 3 cortes distintos:

• El "corte-introducción": sólo un gráfico agradable con el título del evento y la fecha
• El "corte-sesión": este es el tiro principal. Básicamente se trata de una captura de pantalla dividida entre las diapositivas de las presentaciones (capturadas con DesktopPresenter) y los conferenciantes (grabada con la cámara web montada en un trípode) y la voz (capturado con el micrófono mencionado)
• El "corte-créditos": un video creado anteriormente con el nombre de los organizadores, patrocinadores y gente del equipo de vídeo-

La grabación de la sesión de hoy es bastante fácil:

1. El miembro del equipo de vídeo (llamémosle Juan) entra en la habitación y selecciona la capa correcta para el próximo período de sesiones - que ya está ahí, porque ya me la había preparado en casa.
2. Juan pone en marcha el DesktopPresenter, en el equipo del conferenciante y configura Wirecast para capturar su presentación.
3. Juan comprueba la entrada de audio por los auriculares - Ahora está ya todo listo para la grabación
4. Juan aprieta el botón "Grabar" y selecciona el corte de introducción. Después de unos segundos se selecciona el corte de sesiones y le dice al conferenciante para empezar.
5. Juan se asegura de que todo está funcionando mientras disfruta de la conferencia
6. Cuando la sesión ha terminado, Juan selecciona el corte de los créditos, espera a que se acaben y se detiene el proceso de grabación.

¡Y eso es todo! Wirecast ya creó un archivo codificado correctamente listo para subirse, en el escritorio de los ordenadores, lo que significa que, pocos segundos después de que la sesión a terminado, ya tenemos el archivo acabado y preparado para compartir. Sin edición, sin listas interminables de materiales, cintas, tarjetas SD... ¿no es genial?

Esta puesta a punto nos permitió tener casi todos los vídeos # jab13 compartidos en menos de una semana después del evento. El récord de velocidad fue un video completamente cargado de una sesión grabada una hora después.

La amplificación de audio

Especialmente en el auditorio principal, podría ser necesario para amplificar la voz del conferenciante. Por lo tanto, se necesita algún tipo de sistema de audio. La mayoría de los auditorios tienen los sistemas "built-in", pero el último año, nos encontramos con algunas situaciones que me gustaría compartir.

Lecciones aprendidas

Proporcionar una entrada apropiada en los ordenadores, para los altavoces

Parece estar de moda utilizar todo tipo de videos (más o menos) divertidos en las presentaciones. Esto también significa que tendrá que asegurarse de que el sistema de audio tiene una salida para el plug-in de entrada de audio en el ordenador del conferenciante, porque de lo contrario el público no podrá oír nada en absoluto. Sólo un consejo técnico: asegúrese de que en el lugar hay el denominado “DI-box” para conectar el ordenador al sistema de audio, ya que de lo contrario tendrás interferencias.

Enseñar  los conferenciantes como utilizar un micrófono

La mayoría de los conferenciantes no tienen experiencia con el uso de micrófonos. Por lo que a menudo lo tienen demasiado bajo, demasiado cerca o comienzan a girar la cabeza hacia un lado y otro, sin mover el micrófono, lo que hace que sea muy difícil para amplificar su voz, y que sea lo suficientemente alta. Por eso es bueno invertir unos minutos antes del evento, para decirle a los conferenciantes como utilizar correctamente un micrófono.

Utilice la salida del sistema de audio, para la grabación de vídeo

No utilice un micrófono externo adicional para la grabación de vídeo cuando ya tiene un micrófono para el sistema principal de audio - en su lugar, sólo tiene que utilizar la salida principal del sistema de audio, a medida que la grabación entre. De nuevo, asegúrese de utilizar DI-box para evitar interferencias.

Buenas prácticas

Bueno, ya que tengo una pequeño conjunto, soy dueño de un buen montón de cosas de audio, por lo que, básicamente, puedo llevar mi propia consola de mezclas, micrófonos, cables y otros dispositivos - pero en la mayoría de los lugares no deberían ser necesarias, así que tenga presente esas cosas que he mencionado anteriormente.

Transporte y gestión

Esto es algo especial y sólo es interesante si usted / su asociación local de Joomla! / su club de /o lo que sea, tiene una gran cantidad de material técnico propio: para saber cómo transportar y manipular los dispositivos y los cables correctamente.

Buenas prácticas

Cables

Recomiendo comprar ganchos y bridas en bucle. Son bastante baratos, pero increíblemente útiles para asegurarse de que los cables están bien recogidos no tienen nudos, o se hacen una gran bola de cable. También hacen que sea mucho más fácil de identificar con claridad los cables después del evento, ya que los cables normales no los tienen.

Dispositivos

Al transportar tus dispositivos de un evento a otro, lo más probable es que utilice un coche y lo conduzca uno mismo - o peor aún: utilizar un servicio postal. En ambos casos, sucede muy a menudo que usted, o el tipo del servicio postal, quiere colocar los dispositivos uno encima de otros para ahorrar algo de espacio - lo que significa que tiene que utilizar cajas que sean lo suficientemente sólidas para proteger lo que hay dentro. Por favor, no utilice cajas de cartón. Hemos hecho durante años este tipo de transporte y por mucho que se quiera tener cuidado, siempre se rompen algunas cosas. Hemos tenido que usar mucha cinta adhesiva y cuchillos en cada evento, para abrir y cerrar todas esas cajas correctamente.

En su lugar, les recomiendo utilizar contenedores de transporte que podrían ser familiares de la industria de la tecnología de eventos. Son bastante sólidos, se encuentran en todos los tamaños, son reutilizables y pueden abrirse y cerrarse indefinidamente. Los contenedores más grandes, incluso tienen ruedas que se les añaden por lo que facilita su movimiento para ir desde el lugar de estacionamiento a la sala de conferencias.

Para el Joomla Day Alemania, utilicé estos contenedores de transporte para casi todo lo que hemos ido comprando estos últimos años. Tenemos un bonito baúl para los cables, donde los ponemos todos, los cables de la red y los de alimentación, tenemos un contenedor para el rack pre-configurado de 19 pulgadas con el servidor IPFire, el switch de 24 puertos, dos contenedores para los puntos de acceso y la distribución de potencia (yo lo llamo Wi -Fi en una caja) y todo tipo de contenedores más grandes y más pequeños para nuestras cámaras de vídeo, auriculares, micrófonos e instrumentos. Esto simplifica enormemente el transporte de los equipos y como la mayoría de las cosas están pre-configuradas, somos capaces de instalar y ordenar todas nuestro material en menos de un día y medio.

Si tienen alguna pregunta con respecto a la instalación o necesitan ayuda, no dude en preguntar ;) 

Artículo original: Behind the Scenes - How to Technically Manage a Joomla!Day