Este es el primero de una serie de artículos en los cuales vamos a intentar esclarecer, cómo hacer un presupuesto de un sitio web tomando como base los puntos de vista de las empresas, los profesionales y los clientes, cosa algo difícil pues son tradicionalmente puntos de vista antagónicos. Sólo desde una perspectiva de comunidad, donde se busca el bien común -puesto que los que la componen son en muchas ocasiones, empresa, profesional tecnológico y particular- es posible aunar las divergencias :-).

6 puntos que consideramos básicos para poder hacer un presupuesto que aporte beneficio económico a la empresa de creación de sitios web y que el cliente quede contento con los resultados

¿Qué es lo que se tiene que hacer, para ganar más, trabajando mejor?

Cada vez se encuentran más entradas en Internet que hablan de las dificultades en la valoración económica de un proyecto para la realización de un sitio web. Artículos hablando de como fijar los precios para ganar más, videos dando pautas de cómo gestionar mejor el proyecto, etc. Hasta en el Joomla Day de Mérida, uno de los temas más importantes era “Como ganarse la vida con Joomla” realizada por Frank Scipion, o ¿qué estoy haciendo mal? realizada por Pedro Vidal, (conferencias en video streaming) que como es evidente, son desde una perspectiva profesional, como, soluciones para trabajar mejor y poderse ganar la vida con lo que nos gusta, que es trabajar con Joomla!.

¿La calidad de un sitio web, puede medirse por el coste de este?

Dicho de otra manera ¿el coste de un sitio web será lo que mida de la calidad de este?
Es evidente que la respuesta debería de ser NO... ¿pero este no es real? la experiencia nos muestra que, los clientes y las empresas de contenidos, muchas veces valoran lo realizado por el coste económico... después pueden venir los disgustos, cuando el sitio web no cumple con las expectativas del cliente.

¿Qué se necesita saber para hacer un presupuesto de un sitio?

1. Informarse convenientemente de las necesidades “reales” del cliente, pues este suele no tener claro que quiere, por lo que es trabajo de la empresa (cuando hablamos de empresa incluimos en este término al freelancer) que realizará el trabajo.
2. Tener claro que profesionales necesitarás contratar y su coste, para realizar correctamente el trabajo, en el supuesto de que la empresa no tenga estos profesionales.
3. Establecer una forma de valorar el trabajo realizado. A tanto la página, a tanto la hora, en lo que el cliente puede valorar el sitio... u otros sistemas más “imaginativos”
4. Forma de presentar el presupuesto (aunque no lo parezca es un punto importante para hacerse con el proyecto).
5. Negociación del precio (siempre es a la baja) ¿se acepta, no se acepta... como se enfoca?
6. Saber “cerrar” la operación. Aunque este es un capítulo comercial, más que de gestión, en realidad suele ser la misma persona que ha llevado la gestión la que cierra el contrato.

1º Información

Imprescindible saber lo que la empresa necesita ofrecer en el sitio, pues normalmente no es lo que ellos dicen, o no es solo lo que ellos dicen, y si se les hace lo que ellos quieren hay una gran posibilidad de que no se consiga lo que se pretendía, lo que significa un fracaso... y no conviene para nada basar nuestro portafolio en fracasos.
Por lo tanto:

• ¿Cómo va a ayudar el sitio web al negocio? Para esto necesitamos tener un conocimiento de su estrategia para poder adecuarla a la oferta que se haga en el sitio. (no es este el lugar para expandirnos en este tema, por lo que lo dejamos para otro momento)
• ¿Cómo va a saber si este sitio web es el correcto para su negocio? En este punto tanto se ve implicado la creación, como el diseño, como la programación, pues cada sitio necesita de sus características específicas, con un diseño adecuado, y una implantación adecuada.
• ¿Qué números específicos se verán afectados (los ingresos, los correos, etc)? El número que más le importa al cliente es lo que respecta a ingresos/beneficios, pero esto siempre afecta a otros números como pueden ser recepción de correo electrónico,
• ¿Cuánto dinero se pierde por no tener un sitio web (o mantener la antigua)?

2º Contratación o colaboración

Cuando se presentan las necesidades se tiene que tener previsto que empresas o profesionales las cubrirán. Un error muy extendido es pensar que se puede cubrir todas las diferentes profesiones que se puedan precisar; creativo, diseñador (para mi es diferente), programador, etc.
Esta relación se puede realizar, básicamente, de dos maneras, una es mediante un contrato entre ambas partes por un trabajo concreto, el otro es mediante establecer una relación de colaboración más amplia en el que se valore algo más que un simple pago por un trabajo realizado.
Aquí entra la imaginación de ambas partes, en buscar soluciones que al mismo tiempo que cubren las necesidades económicas, se enfoque la colaboración a largo plazo. Entre otras posibilidades, se puede contemplar la participación de la empresa web en la empresa contratante, mediante un un contrato de colaboración, una participación en la empresa...

3º Valoración

¿Cómo valorar un proyecto inicialmente? Los clientes suelen tener claro que quieren un sitio web... y que este les produzca beneficios... pero no como hacerlo. El trabajo de información realizado al inicio de la relación es básico en este momento, pues, si se ha hecho correctamente la investigación de las necesidades del cliente, sabremos con bastante claridad que es lo que necesita, que desarrollar y cuanto tiempo nos podrá costar, por lo que si todo sigue su curso normal, y los profesionales implicados son eficientes y de confianza, tendremos pronto la valoración del proyecto... pero... la verdad es que muchas veces esto no es así ¿por qué?

• Si el profesional que está presentando el presupuesto no tiene experiencia, suele plantear este desde dos puntos de vista.
  • Parte de un presupuesto que puede tener el cliente y baja el precio para ser competitivo, sin entrar a valorar cuánto trabajo se necesita, que profesionales tendrá que contratar....
  • No se ha hecho la investigación sobre la información de las necesidades, o no se ha hecho correctamente, y solo se basa en lo que el cliente le ha comentado que quiere. Este caso suele ser siempre, en principio, sencillo... y económico... hasta que el sitio está hecho, entonces viene aquello de ¿¡Ah!, pero no hace esto, o aquello? pues para mi era importantísimo... y entonces se pasa a reestructurar todo el sitio una y otra vez... y consecuentemente a perder dinero.

Se ha de tener claro que se va a implantar en el sitio web, como se va a hacer, quién lo va a hacer y como se coordinata el trabajo de los diferentes profesionales.

Cada punto es importante.

• Es importante saber que extensiones se necesitarán, que cambios serán necesarios realizar en ellas para que se adapten a las necesidades del sitio, si estos cambios los realizará en profesional o empresa externa para poder saber el coste de cada uno de ellos y así, con estos puntos claros establecer el coste de cada una de las extensiones.
• Quién coordinará estos trabajos, si se hará desde la empresa, o el profesional, o se contratará externamente.
• Establecer cual será el trabajo inicial para el correcto posicionamiento del sitio web, que políticas, acciones, etc... y si la realizará una empresa especializada en SEO, para poder estipular el coste de esta actividad, así como si se hará un seguimiento regular, cosa bastante imprescindible, o lo realizará el propietario del sitio.

4º Presentación

Desde nuestra experiencia como clientes y en el ámbito de profesionales, hemos visto presentar unos cuantos proyectos y realmente es increíble la diversidad de presentaciones del presupuesto que se pueden ver.
Desde el presupuesto en una hoja de libreta suelta con cuatro números sin definir los conceptos, hasta una presentación de lo que sería el sitio accesible vía web, acompañado de un dossier donde se presentaban los profesionales que trabajarían en el proyecto, con su currículum, una explicación de todo lo que se podría hacer en el sitio separado por conceptos y en la hoja del presupuesto económico los precios de estos conceptos con posibles variantes...
Ya sabemos según la personalidad del cliente le podrá gustar más una forma de presentarlo que otra. Seguro que hay personas que les encante la informalidad de que les planteen un presupuesto con cuatro números en una hoja de libreta, da una sensación de buen rollo, de una cierta confianza en sí mismo... pero este buen rollo y esta cercanía se acaban tan pronto ven que pasa el tiempo y el sitio no se acaba, que siempre falta poco... pero nunca se llega al final. En cambio, cuando la presentación es sólida, algunas personas sienten que eso lo va a tener que pagar, no saben que cuando un empresario tiene las cosas claras y estructuradas hacer un dossier bien estructurado tarda menos que para él de buen rollo, hacer los cuatro números en la hoja de papel.
Tal vez un entremedio sería lo ideal, pero como siempre en la vida, ese punto intermedio suele ser difícil de conseguir. Por eso, preferimos decantarnos hacia el lado de la profesionalidad y el bien hacer.

5º Negociación

Este es un punto que he visto que suele ser difícil de llevar cuando se trata con profesionales de la web, sin conocimientos prácticos de dirección de empresa. La actitud que más se encuentra es la de que, “este es el presupuesto, no puedo bajar ni un euro” y también la de “bueno, le puedo bajar un poco por aquí, otro poco por allá” y el presupuesto se queda en mínimos, lo que suele tener como consecuencia que ese profesional estará trabajando por debajo del coste por aquello de “el tiempo que pongo es mio y siempre gano más que sin hacer nada” que no deja de ser verdad, si realmente estuvieras sin hacer nada... pero normalmente haces otra cosa... y esa cosa puede que fuera más rentable.
Realmente hay muchas soluciones intermedias. Con algo de imaginación se pueden encontrar soluciones que convengan a ambas partes, siempre que... el cliente quiera realmente llegar a un acuerdo, este realmente interesado, tenga la capacidad de financiación que necesita...
Este punto es uno de los que se tienen que investigar en las entrevistas previas, y es muy importante para no perder el tiempo.

6º Cierre

Cuando ambas partes han llegado a un principio de acuerdo económico y de funciones que debe de realizar el sitio web se establece en un documento, el presupuesto que se incluye en el contrato,
En el este documento ha de quedar muy claro, por ambas partes, las condiciones de entrega, coste de cambios a efectuar y margen de cambios en el proyecto.
Es importante establecer en el documento del presupuesto las líneas generales de conceptos, no es conveniente dejar demasiado indeterminado, con entradas generales de conceptos a nivel de; Diseño y programación de 3 páginas, 0.000,000 euros, pues esto puede llevar a confusiones y consecuentemente a conflictos entre ambas partes... ni tampoco pretender especificar hasta el último punto del presupuesto, pues siempre surgen nuevos puntos que llevarán también a conflictos. lo mejor es especificar las diferentes partidas, sin entrar en las minucias y especificar hasta donde es flexible el presupuesto, y a partir de que punto se requerirá hacer añadidos al presupuesto o valorar por horas el trabajo que se salga de lo pactado.

Autor: Manuel Rubio

Miembro del Equipo de Màrketing i Difusión de Joomla en español