Joomla y la gestión documental

Escrito por | 01 Mayo 2014 | Publicado en Mayo 2014
La mayoría de nosotros hemos vivido situaciones donde los proyectos de nuestros clientes necesitan almacenar ficheros pdf, o imágenes, o documentos de cualquier otro tipo. Lo que empieza siendo “unos pocos” ficheros fácilmente soportable sobre una estructura de directorios, en cuestión de semanas o meses, se convierte en una ingente cantidad de carpetas que incluyen decenas de cientos de documentos.

Por muy “finos” que hayamos estado con la nomenclatura de los ficheros, sin duda su mnemotecnia no nos permitirá identificar o localizar de una forma ágil y precisa aquella factura que necesitamos facilitar al cliente en cuestión de segundos, o el presupuesto que se realizó hace unos meses sobre una materia que no recuerdo exactamente pero que me suena que es similar al que tengo que realizar hoy.

Las extensiones basadas en estructuras de archivos, no están pensadas para dar soporte profesional a las necesidades de gestión documental con las que nos encontramos en un mundo donde el archivo electrónico es cada vez más habitual.

Entonces ¿qué hago?¿cómo afronto que mi proyecto necesite manejar de forma remota, en línea y en tiempo real, una gran variedad de formatos de documentación de manera que pueda buscar dentro de ella con flexibilidad y con la mayor eficacia?

Fácil… ¡Debemos recurrir a un software de gestión documental! 

Afortunadamente existe una gran variedad de productos bajo licencias abiertas que se encargan de cubrir ese hueco de mercado. Uno de ellos se denomina: Alfresco.

Las extensiones para integrar ambos productos (existentes en el portal Joomla Extensions), así como las que podemos encontrar fuera del repositorio oficial, son productos “básicos” que pretenden mostrarnos lo que se puede hacer, darnos una “cucharada” de un plato lleno de sopa.

Lo normal será que éstas extensiones no puedan cubrir nuestras necesidades, y menos si las comparamos con las prestaciones que ofrecen las extensiones de gestión de ficheros puras y duras. Estas últimas son las que instalamos en los escenarios descritos al inicio del artículo. Añaden una gran cantidad de procesos auxiliares como puede ser el incluir etiquetas descriptivas sobre los ficheros, la categorización de los mismos, o la asignación de permisos sobre ellos agrupados por roles. Todo ese abanico de posibilidades no existe en una extensión estándar de las que podemos encontrar para unir Joomla y Alfresco. ¿Entonces con qué nos quedamos?

¿Con extensiones de gestión de ficheros, potentes en prestaciones, pero limitadas en volumen de información a explotar?, o ¿Quizá con extensiones de enlace con sistemas de gestión documental que, más limitadas en prestaciones, nos permiten aprovechar la potencia de estos últimos?

Si está es la pregunta que nos inquieta, sin duda la solución pasa por abordar un desarrollo a medida para el proyecto. ¿Por qué?

Porque una integración completa de Joomla y Alfresco (por ejemplo) supondría un esfuerzo en horas de trabajo muy alto y que además deberá repetirse con cada nueva versión de cualquiera de los dos productos que alterase cualquiera de las partes de código o estructura de datos que necesitemos para realizar la mencionada integración. Y cuando decimos muy alto, no hablamos de cientos de horas, sino de varios miles.

Así que ¿la opción más aconsejada cual es?

Efectivamente repito la misma fórmula que hace unas líneas, la opción más interesante en la relación esfuerzo frente a prestaciones sigue siendo el desarrollo a medida.

Pero no te pongas a tirar código aún… espera… espera a que reflexionemos cuales son los pasos más adecuados para continuar.

Primero: debemos analizar las necesidades del cliente minuciosamente. Este es uno de esos proyectos (como todos los de integración) donde debemos cerrar el 100% de los requisitos antes de comenzar a desarrollar, ya que no solo jugamos con la obsolescencia de nuestro propio desarrollo, sino que a esta se suman el de Joomla y el del Gestor Documental.

Segundo: Una vez cerrados los requisitos debemos comprobar qué nos ofrece de forma nativa a través de APIS (u otro sistema de interconexión) el gestor de contenidos. Es decir si necesitamos ordenar los documentos cronológicamente en algún informe, ver si el propio Alfresco ya realiza esa tarea y por lo tanto con que la invoquemos desde Joomla y maquetemos su resultado de acuerdo a la plantilla del CMS, es suficiente.

Tercero: Identificaremos por último los requisitos que necesiten desarrollo añadiendo funcionalidades al gestor de contenidos. Por ejemplo, hace unos meses, en un proyecto un cliente tenía la necesidad de almacenar fragmentos de bases de datos en DB2 dentro del gestor documental. No de usar DB2 como base de datos de Alfresco, cosa que desde la versión Comunity 4 o Enterprise 3 está soportada por el producto. La parte “divertida” del proyecto es que su aplicación debía seleccionar esos “trozos” de código e introducirlos de forma automática en Alfresco de manera que conservara el formato del editor de su mainframe. Así que hubo que hacer un pequeño desarrollo para que Alfresco conservara el juego de caracteres del mainframe.

Cuarto y último: Parametrizamos Joomla y Alfresco comprobando que los flujos de trabajo necesarios son correctos. Prestaremos especial interés a aquellos puntos de los flujos donde interactuemos con terceras partes, por ejemplo: el uso de Google Doc como origen automático de los documentos a integrar en el gestor documental. Y seremos especialmente “ágiles” en identificar aquellas necesidades del cliente que puedan ser abordadas desde el ligero gestor de contenidos que, hoy en día todos los gestores documentales incorporan y que también incorpora nuestro potente Joomla. ¿Por qué? porque aunque inicialmente puede parecer que aprovechar las capacidades del gestor documental como gestor de contenidos, va a requerir menos esfuerzo que la separación de las tareas; la realidad es que igual que hemos incluido Alfresco en nuestro repositorio de herramientas de trabajo porque era una opción que requería menos esfuerzo que añadir el código necesario en nuestro Joomla. Con el fin de que se convirtiera en un potente gestor documental, ese mismo esfuerzo será necesario para que el Gestor documental que elijamos disfrute de las características que la instalación más elemental de Joomla ofrece como gestor de contenidos.

De esta manera habremos dimensionado el esfuerzo necesario para disfrutar de toda la potencia que Joomla nos ofrece como gestor de contenidos y la excelente capacidad de gestionar documentos que un sistema como puede ser Alfresco nos aporta.

Tendremos garantizado la satisfacción del cliente y la escalabilidad del proyecto. Un buen sabor de boca para terminar un artículo ¿no crees?

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Pedro F. Vidal Lopez

Pedro F. Vidal Lopez

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